Oudercontacten plannen via Google Formulieren

Oudercontacten plannen via Google Formulieren

Jurgen / 12 november 2020

Via Google Formulieren (Google Forms) kan je invulformulieren maken waarmee je bevragingen of enquêtes kan afnemen. Met de standaard formulieren kan je keuzelijsten opnemen in je bevraging. Het nadeel in de standaardversie is wel dat die keuze verschillende keren kan gebruikt worden. Dat is natuurlijk niet handig om bv. het exacte uur van een oudercontact te laten invullen.

Via de plugin Oudercontacten kan je Google Forms ook gebruiken om een bepaalde keuze (het uur van het oudercontact) automatisch te laten verdwijnen uit de keuzelijst wanneer deze door een bepaalde ouder werd geselecteerd. Ouders krijgen ook een bevestigingsmail met het door hen gekozen tijdstip. Ook is het mogelijk om automatisch een conference-link mee te genereren, jammer genoeg lukt dit (nog) niet voor Meet maar wel voor andere diensten (Jitsi-meet, Praatbox, …).

De maker van het formulier kan achteraf een overzicht opvragen van de vastgelegde oudercontacten.

Op het Marketplace-platform van Google Workspace kan je de plugin downloaden en installeren (mogelijk moet je even toegang vragen aan de beheerder) en kan je ook de werkwijze terugvinden: https://gsuite.google.com/marketplace/app/oudercontacten/693604902231?hl=nl

Een testformulier kan je invullen op https://forms.gle/pxNfBsfzRy8HzSoy8

Maak oudercontacten-formulier op basis van een door leerkrachten ingevulde Spreadsheet.
Oudercontacten op een eenvoudige manier organiseren:
De add-on werkt in twee stappen:
* Open een form, kies in het Oudercontacten-add-on-menu "Spreadsheet maken" en gebruik de knop om een nieuwe template-sheet aan te maken.
  * Maak in de spreadsheet op het tabblad "IN TE VULLEN UURSCHEMA" per leerkracht een kolom met tussen haakjes de klasafkorting.
  * Vul elke kolom met tijdstippen waarop de leerkracht beschikbaar is via het extra menu in de spreadsheet. (Zoek bovenaan naar "OuderContactenHulp" in het menu.)
* Als alles ingevuld is, keer je terug naar je Google Form.
* Open nu "Spreadsheet Verwerken" via het oudercontacten add-on-menu.
* In  dit menu heb je de mogelijkheid om een aantal parameters weg te schrijven: 
   - Verstuur vanaf een 'no-reply-adres'
   - Maak Google Agenda afspraken in een bepaalde agenda.
   - Voeg een video-conferentie "URL" to in de mail naar de ouders. (momenteel: keuze tussen Jitsi-meet, talky.io en praatbox.be)
   - Stel een email-onderwerp in.
   - Geef een "persoonlijke inhoud" van de mail op.
Deze parameters kan je "on the fly" aanpassen, ook als het formulier al live is.
* Via dit menu kan je ook een "voorbeeld" email bekijken.

Via het add-on menu kan je ook voor "Geavanceerde instellingen" kiezen:
* Werkt de add-on niet meer? (Er worden geen gegevens meer aangevuld op de spreadsheet/geen mails meer gestuurd/...) 
   - Verwijder de triggers via "Triggers verwijderen"
   - Zet de triggers opnieuw aan via "Triggers instellen".
   - Verwijder ALLE vragen in het formulier via "Formulier leegmaken" !Opgelet! niet gebruiken als het formulier al "live" is.
Bron: https://gsuite.google.com/marketplace/app/oudercontacten/693604902231?hl=nl

Reageer op dit bericht

@ LIVOnet dot be