Oudercontacten online via Google Meet

Oudercontacten online via Google Meet

Jurgen / 22 oktober 2020

Alle LIVO-scholen hebben Google Meet binnen hun GSuite for Education / Google Workspace-omegeving. Externen zoals ouders kunnen deelnemen aan Google Meets die door leerkrachten via hun schooladres georganiseerd worden (standaard staat het toelaten van externen uit omwille van veiligheidsredenen uit maar via de helpdesk kan de beheerder van de GSuite-omgeving een verzoek indienen om dit terug op te zetten; dat openzetten is voor alle LIVO-scholen gebeurd; zie ook dit artikel).

Hieronder kan je 2 mogelijke manieren nalezen om dit in te stellen en te gebruiken voor oudercontacten. Bij elke manier kan je een demo-filmpje bekijken waarin de stapjes getoond worden. Om de ouders uit te nodigen moet je over hun mailadressen beschikken. 

De eerste manier toont de werkwijze waarbij de leerkracht steeds in dezelfde Meet-ruimte blijft. Je krijgt dan een Meet-link voor die je zelf moet doorsturen naar de ouders. De ouders melden zich enkele minuten voor het afgesproken tijdstip aan, leerkracht geeft hen pas toegang op het moment dat het vorige oudercontact is afgelopen en de vorige ouders de Meet verlaten hebben.
De tweede manier vraagt wat meer instelwerk maar hierbij worden er automatisch uitnodigingen met aanwezigheidsvraag verstuurd en kunnen er geen ouders “binnenvallen” in een oudercontact van een ander kind omdat ze te vroeg aanmelden. Voor elk kind wordt er een aparte Meet-ruimte voorzien, als leerkracht moet je dan zelf ook telkens wisselen van Meet-ruimte bij elk nieuw oudercontact. Bij deze laatste manier moet je dus tussen 2 oudercontacten voldoende tijd voorzien om de Meet-ruimte van het vorige oudercontact te verlaten en naar de nieuwe ruimte te gaan.

Beide methodes maken gebruik van de procedure die in een vroeger bericht al eens getoond werd: https://www.livonet.be/go2/meetplannen

Werkwijze methode 1 (1 Meet-ruimte, ouders melden aan op afgesproken tijdstip, leerkracht blijft steeds in dezelfde Meet-ruimte):

– Leerkracht meldt zich met het mailadres van de school en gaat naar Google Calendar bv. via https://calendar.google.com/ of via de 9 blokjes rechts boven.

– Ga in de kalender naar de dag van het oudercontact en maak een nieuwe afspraak door te slepen vanaf het beginuur van de oudercontacten tot het einduur (bv. tussen 17u en 21u):

– Vul een titel in voor de Meet-ruimte die we gaan maken:

– Klik op de knop Google Meet-videovergadering toevoegen, er verschijnt nu een link die er uit ziet als meet.google.com/xxx-xxxx-xxxx:

Dit is de link die je (op voorhand) samen met het afgesproken uur moet bezorgen aan de ouders (bv. via mail) en waar je als leerkracht zelf naartoe moet gaan om de Google Meet te starten.

– Klik op Opslaan. De afspraak staat nu in je agenda en de link-ruimte is aangemaakt.

– Om de Meet te starten ga je naar je agenda en klik je op de afspraak. Klik daarna op de knop Deelnemen via Google Meet.

– Sta het gebruik van je camera en microfoon toe:

– Klik op “Nu deelnemen”:

– Wacht tot ouders zich op het afgesproken moment aanmelden en verleen toegang:

– Controleer op het einde van het oudercontact of de ouders de Meet verlaten hebben (rechts boven kan je de deelnemerslijst bekijken):

Je kan hen eventueel ook zelf verwijderen:

– Wacht tot de volgende ouder zich aanmeldt en verleen toegang, enz.

Demofilmpje methode 1:

Aanmaken van de afspraak en koppeling Meet:

In Meet gaan en ouders toegang verlenen:

Filmpje dat toont hoe ouders verbinding moeten maken:

 

Werkwijze methode 2 (aparte Meet-ruimte per kind met automatische uitnodigingen, leerkracht wisselt telkens van Meet-ruimte):

– Leerkracht meldt zich met het mailadres van de school en gaat naar Google Calendar bv. via https://calendar.google.com/ of via de 9 blokjes rechts boven.

– Klik bij de gewenste dag op het gewenste uur om een oudercontact te plannen.
– Typ een titel (zet hier de naam van het kind in), pas eventueel de uren aan en klik op Meer opties.


– Nodig de ouder(s) uit door hun mailadres(sen) toe te voegen als “Gasten” voor de afspraak. Typ of plak het mailadres in het vak bij “Gasten” en druk op enter om het toe te voegen.
– Koppel een Meet aan deze afspraak door te klikken op de knop “Google Meet-videovergadering toevoegen“. Er wordt nu een Meet-link aangemaakt, dit is de virtuele kamer waarin het gesprek zal doorgaan en waarin je als leerkracht moet aanwezig zijn op het moment dat de ouders zich aanmelden.

– Na het klikken op de knop “Google-Meet-videovergadering toevoegen” zie je de Meet-link:

Zet alle rechten UIT bij de gasten (GDPR!).

– Na een klik op de knop “Opslaan” wordt er gevraagd om de afspraken te versturen naar het (de) mailadres(sen) van de ouder(s). Het is normaal dat er een waarschuwing komt over deelnemers buiten de organisatie. Klik op “Verzenden” en op “Gasten van buitenaf uitnodigen“.

– Herhaal bovenstaande om alle oudercontacten in te plannen.

– Ouders ontvangen via mail een uitnodiging met daarin de Google Meet- link en bevestigen hun deelname. Voorbeeld van zo’n mail:

– Op de dag van de oudercontacten opent de leerkracht de Meet-link van de eerste afspraak. Ouders en leerkracht houden zich strikt aan de timing. De leerkracht probeert oudercontacten tijdig af te ronden. Ouders melden zich pas aan op het afgesproken uur (niet te vroeg, niet te laat).

– Ouders klikken op de Meet-link in de uitnodiging, geven toestemming om hun camera en micro te gebruiken, vullen eventueel hun naam in en klikken op Deelnameverzoek. Daarna wachten ze tot de leerkracht hen toegang verleent tot de Google Meet of zelf in de Meet komt.

 

– Na het overleg controleert de leerkracht of de ouders de meet verlaten hebben (rechts boven kan je de deelnemerslijst bekijken).

Je kan hen eventueel ook zelf verwijderen:

8. De leerkracht gaat naar de volgende Meet-link in de volgende afspraak. Hiervoor kan eventueel ook het overzicht op https://meet.google.com gebruikt worden.

 

Demofilmpjes:

Aanmaken van de afspraak en koppeling Meet:

 

Filmpje wat ouders te zien krijgen + toegang verlenen:

 

Opmerkingen:

  • – Gebruik indien mogelijk/voorhanden een headset (koptelefoon met microfoon) of oortjes. Hinderlijke echo’s en achtergrondgeluiden kan je zo vermijden.
  • – Zorg dat je als leerkracht in de browsersessie waarmee je een Meet doet enkel aangemeld bent met je mailadres van de school (log uit bij je persoonlijke GMail-adres(sen)).
  • – Ouders mogen enkel aangemeld zijn met het mailadres weermee ze uitgenodigd zijn wanneer methode 2 gebruikt wordt. Alle andere accounts moeten afgemeld zijn.
  • – Via https://meet.google.com kan je een overzicht vinden van de geplande Meets en kan je ook overschakelen naar de volgende Meet.
  • – In plaats van uit te nodigen op de mailadressen van de ouders zou je ook kunnen uitnodigen op de schoolmailadressen van de leerlingen.
  • – Wanneer ouders de automatische uitnodiging (methode 2) niet meteen terugvinden in hun mailbox laat hen dan ook even kijken in de map SPAM/Ongewenste mail.
  • – Ouders die een actieve Google-account hebben en uitgenodigd worden via de gastenlijst kunnen de Meet betreden zonder dat je hen nog toegang moet verlenen. Vandaar dat er in methode 1 niet met die automatische uitnodigingsmail gewerkt wordt.
  • – Spreid het aantal gelijktijdige videocalls op school. Als alle klassen gelijktijdig videogesprekken starten over dezelfde internetverbinding dan kan dit voor problemen zorgen, de bandbreedte is namelijk beperkt. Je hoeft de oudercontacten ook niet te laten starten vanop school. Het voordeel van online contacten is dat je ze als leerkracht ook van thuis uit kan doen.
  • – Geef ouders eventueel ook je GSM- of telefoonnummer voor het geval er technische problemen zijn aan hun kant. Houd ook een lijst met de telefoonnummers van de ouders bij de hand voor het geval er langs jouw kant iets misloopt of ouders niet aanmelden op het afgesproken tijdstip.

Alternatieven:

 

Reageer op dit bericht

@ LIVOnet dot be